Tilgangur

Tilgangur stefnu í skjalastjórn er að tryggja kerfisbundna meðferð og varðveislu opinberra skjala í samræmi við lög og reglur og einnig verklagsreglur sem skólinn setur.

Leiðarljós

Skjöl Keilis eru áreiðanleg, heil og tiltæk, og þau endurspegla vandaða stjórnsýslu.

Umfang

Stefna þessi nær til allra starfseininga og starfsmanna skólans, allra skjala sem mynduð eru eða móttekin og eru sönnun um starfsemi skólans og til allra kerfa sem mynda og halda utan um skjöl skólans.

Markmið

• Keilir uppfyllir ákvæði laga og reglna sem varða skjalastjórn opinberra stofnana.
• Skólinn hefur heildaryfirsýn yfir gögn sem varða starfsemina.
• Gæði skjalasafns skólans eru eins og best verður á kosið.
• Skjöl skólans eru heil, samstæð og aðgengileg. Ferill mála innan skólans er auðrekjanlegur.
• Starfsfólk þekkir ábyrgð sem fylgir meðhöndlun skjala skólans.
• Öryggi skjala skólans er tryggt til langtímavarðveislu. Skjölum er ekki fargað án heimildar Þjóðskjalasafns Íslands.

Framkvæmd

• Gögn skólans eru varðveitt í traustu rafrænu skjalastjórnarkerfi og í rafrænum skrám og upplýsingakerfum sem samþykkt eru af Þjóðskjalasafni Íslands.
• Skólinn hefur skjalavistunaráætlun sem er yfirlit yfir öll kerfi sem geyma skjöl skólans.
• Skólinn hefur aðgengilegan málalykil og verklagsreglur með skjalastjórnarkerfinu. Einnig verklagsreglur með rafrænum skrám og gagnagrunnum. Það tryggir að skjöl eru meðhöndluð á sama hátt hjá öllum starfseiningum.
• Skólinn hefur skipulega fræðslu fyrir starfsfólk um skjalastjórn, lög og reglur og verklag við meðferð skjala. Meðferð skjala er liður í nýliðafræðslu og er fylgt eftir með reglulegri kennslu og þjálfun.
• Skólinn hefur reglur um leyfilegan frágang skjala í eigu skólans við starfslok.
• Rafræn kerfi sem geyma gögn skólans uppfylla lagaskyldu um varðveislu gagna til lengri og skemmri tíma.
• Gögn eru afrituð reglulega og þau varin samkvæmt upplýsingaöryggisstefnu skólans.

Ábyrgð

Skjalasafn Keilis heyrir undir framkvæmdarstjóra.
Framkvæmdarstjóri Keilis ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skólans, að unnið sé í samræmi við ákvæði laga og reglna þar um, sbr. 22. gr laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Framkvæmdarstjóri ber ábyrgð á stefnu skólans í skjalastjórn.

Stjórnendur bera faglega ábyrgð á skjalasafninu og hafa eftirlit með því að skjalavistun sé í samræmi við verklagsreglur. Þeir bera ábyrgð á því að starfsfólki standi til boða fræðsla og þjálfun. Enn fremur að notkunarreglur og verklagsreglur séu aðgengilegar og uppfærðar.

Allir starfsmenn sem mynda, móttaka og varðveita skjöl skólans í starfi sínu bera ábyrgð á að það sé gert í samræmi við stefnu og verklagsreglur.

Tölvudeild Keilis ber ábyrgð á tæknilegum hluta rafræns skjalastjórnunarkerfis og tækniþjónustu við notendur. Tölvudeild skólans ber ábyrgð á öryggi gagna í rafrænum skjalavistunarkerfum og upplýsingakerfum sem og afritatöku.

Allir verktakar sem starfa fyrir Keilir skulu tryggja að þeir uppfylli þær kröfur um meðferð skjala sem stofnunin hefur sett sér.

Eftirfylgni

Stefnu þessari er fylgt eftir með starfsáætlun til tveggja ára í senn. Stjórnendur undirbúa áætlunina í samráði við framkvæmdarstjóra.
Stefnu þessa skal endurskoða á fimm ára fresti eða oftar ef tilefni er til.